Section 4.1.4 Outsourcing arrangements relating to the financial and accounting function
CSSF Circular 22/806 on outsourcing (as amended by CSSF 25/883) · CSSF 22/806
financière et comptable 26. Les dispositifs d’externalisation de la fonction financière et comptable ne doivent pas avoir pour conséquence effective un transfert de cette fonction dans son ensemble au(x) prestataire(s) de services. De ce fait, les dispositifs d’externalisation doivent être limités, en principe, aux tâches opérationnelles de cette fonction. Les dispositifs d’externalisation de tâches opérationnelles des fonctions financière et comptable ne doivent pas compromettre la permanence de l’administration centrale de l’Entité concernée.
27. Lors de l’externalisation de tâches opérationnelles de la fonction comptable, les Entités concernées doivent disposer, à la fin de chaque jour, d’un accès inconditionnel et sans restriction à la balance de tous les comptes et de tous les mouvements comptables de la journée, afin de pouvoir fournir ces informations à l’autorité compétente ou tout autre organe, tel que requis par les lois et règlements applicables.
28. Lorsqu’elles utilisent un système comptable situé en dehors du Luxembourg (externalisation de l’hébergement du système comptable) indépendamment ou en relation avec l’externalisation de tâches opérationnelles de la fonction comptable, les Entités concernées doivent disposer, à la fin de chaque jour, de sauvegardes sécurisées de toutes les positions comptables de fin de journée, y compris les positions client, dans un format lisible, afin de garantir l’établissement autonome d’un bilan, d’un compte de profits et pertes et de positions client.
Cette sauvegarde doit être stockée soit dans les locaux de l’Entité concernée dans l’EEE, soit dans les locaux d’une entité du groupe située dans l’EEE, ou encore dans les locaux d’un autre prestataire de services (c’est-à-dire un prestataire de services différent de celui auprès duquel le système comptable est externalisé) situé dans l’EEE. Le système comptable doit permettre de tenir des comptes réguliers conformément au référentiel comptable applicable au Luxembourg, d’établir les comptes statutaires et d’établir les rapports prudentiels à l’intention de l’autorité compétente.
29. Dans le cas d’une externalisation de la production de rapports prudentiels, la personne responsable de la fonction financière et comptable au sein de l’Entité
concernée doit s’assurer que ces rapports représentent fidèlement la situation prudentielle de l’Entité concernée et qu’ils sont établis conformément aux instructions applicables. En outre, cette personne doit être en mesure d’assurer que les comptes annuels de l’Entité concernée sont établis conformément aux lois et règlements comptables applicables 17.
Sous-chapitre 4.2 Cadre de gouvernance
In Luxembourg, the CSSF is the competent authority and compliance with Section 4.1.4 directly conditions the maintenance of the permanence of central administration, an authorisation requirement under the law of 5 April 1993 on the financial sector (LSF). Circular CSSF 22/806, as amended by CSSF 25/883, now interacts with the DORA regulation: where the accounting provider is a support PFS (articles 29-3, 29-5, 29-6 of the LSF) or an ICT service provider, the arrangement must also appear in the ICT information register. The requirement to store backups within the EEA is an explicit control point, distinct from GDPR transfer rules.
Luxgap practice: map your accounting providers through both the 22/806 and DORA lenses, and keep dated proof that the end-of-day trial balance and EEA backups are available daily, in a readable format.
